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如何进行GTD中的回顾

在下半年的生活工作告一段落之后,近一段的时间仔细研究了OmnifFocus,并根据这个老牌app又重新审视了GTD系统的每一个环节。这一年整年都是在使用Doit.im来管理自己的待办事项,对照OmniFocus的设计,很多这一年中现有的事务处理系统的缺陷就很快暴露了出来。特别是使用Doit官方的回顾工具的这半年,我在“回顾”这个环节上的缺陷已经成为了整套系统最大的短板。

相对于标准的回顾流程,Doit的每日回顾更像是记录流水帐,周回顾又很难引起足够的重视,这也有很大原因是我对“回顾”这个环节的不够了解以及轻视。同时对于目标几乎没有回顾,又使得工作大多围绕手头的项目以及目之所及的数月到半年内进行,对于“2万英尺”以上的层次(GTD惯用语,从跑道到5万英尺的六个层次分别为:目前的行动、当前的工作、责任范围、1-2年的目标、3-5年的展望、人生规划)很难有较好的检视。

近日重读了《搞定》一书关于“回顾”环节的相关章节,对每周回顾所需的工作进行了整理,并联系ZTD中的回顾流程以及自己的需求,进行了一些改善,从而作为今后自己配合OmniFocus进行每周回顾的模板。

回顾的意义:

  1. 使大脑对你的GTD管理系统充分信任,不再重新开始担负记忆、加工、处理和提醒的责任。
  2. 保证系统会实时更新,紧跟事情的发展。同时也可从不同角度对生活和工作进行持续不断的评估。

回顾的顺序:

  1. 回顾目标

    • 每周一次对自己目标(长期目标,中期目标和短期目标)的回顾,和对目标的重新确定。从而保证前进方向的正确,保证你的精神和体力上都做好准备,继续保持不断前进。
  2. 收集散落的纸片

    • 整理所有需要被录入的纸张、名片、收据等等,统统收入inbox
  3. 整理笔记

    • 检查一周内所有的会议记录、Evernote、日志(晨间日记)和记事本上的各种内容,提炼出待办的行动,归档其中的资料,将需要阅读的资料整理出来,同时清理掉没用的垃圾
  4. 清理日程

    • 将上周日程进行扫视,将遗漏工作重新纳入当前系统中。
    • 浏览未来一周的事务安排,确保对即将发生的事情有所准备。
  5. 清空大脑

    • 把大脑中的一切都写下来,包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情,以及所有尚未捕获的事务。
  6. 回顾“项目”清单(包括目标和愿景)

    • 逐一评估,将任何一个需要采取行动或已拖延的项目激活。
  7. 回顾“下一步行动”清单

    • 将已完成的行动标记完成,检查即将完成行动的提示信息。
  8. 回顾“等待”清单

    • 记录并检查所有需要跟踪发展情况的行动。
  9. 回顾“将来/也许”清单

    • 将可以辅助型动的内容转化为动作或是项目,删掉不再感兴趣的事情。
  10. 回顾所有的辅助资料

    • 检查Tower(项目管理工具)、邮件、群邮件、工作简报、文档等辅助资料,以由此引发新的行动、推进任务的完成,产生新的等待事项
  11. 收集奇思妙想和新奇点子

    • 整理所有的新鲜点子并纳入系统,例如管理欲望清单、愿望清单和一些颠覆性的未来行动。

回顾的时间:

戴维·艾伦建议是周五的下午留出两个小时的时间,原因有:

  1. 对于这一周的事务很有可能还记忆犹新。
  2. 在回顾过程中发现必须与他人取得联系,就可以在大家还没有下班的时候搞定。
  3. 清理下大脑和办公桌,可以安心地享受周末的休闲时光。

结合我自身特点(周末一般是自己工作最繁忙的时候),我倾向于把回顾时间安排在每周四,这样既保证了周四中午的会议上的工作可以得到即时的分析处理,也可以保证对即将到来的周末工作有充分的准备。

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