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【译】如何设置更适合你的 OmniFocus

 

OmniFocus 的强大在于它的高度定制性,借助 OmniFocus 的「透视」功能,配合对每个动作设置的「项目」和「上下文」两个标签,可以非常方便地定制在工作流程中不同阶段使用的不同界面,从而心无旁骛地处理当下的事务。

Andrew 作为 OmniFocus 的资深用户,在这篇文章中分享了他是如何通过自定义的文件夹、上下文和命名规范来设置自己的 OmniFocus 的。此文英文原文在许多 OmniFocus 的经典中文教程中被引用,我自己的 OmniFocus 工作流也高度参考了文中所提到的文件夹及透视设置。所以我挑选了这篇文章进行翻译,希望能帮助更多的人根据自己的情况来设置 OmniFocus。

注:OmniFocus 中的「上下文」其实对应英文中的 context,日常用到时通常会译为「情境」。此文中将和 OmniFocus 应用中的官方翻译保持一致使用「上下文」。

omnifocus

如何设置更适合你的 OmniFocus

正如我之前文章中提到过的,我通过戴维·艾伦的 GTD (Getting Things Done )方法论和 OmniFocus 来管理我的工作与生活。然而,OmniFocus 一直都算不上一个简单易用的产品,它陡峭的学习曲线使得很多人始终不知道如何才能发挥这个工具的最大功效。

从 OmniFocus 发布第一个内测版本开始,我就一直在使用 OmniFocus 来践行 GTD 理论。并且这些年,我一直在调优对 OmniFocus 的使用设置,如今终于有了下述的一套完整的设置方法。

每当我提到我在使用 OmniFocus 的时候,就经常会被询问应该如何设置和使用 OmniFocus 。可惜的是,这并不是闲聊中一两句话就可以讲清楚的。所以这次我将会分享我独有的一些 OmniFocus 设置方法,从而向大家说明我是怎么使用 OmniFocus 来提高效率的。

文件夹

folders

当 OmniFocus 中的项目列表越来越长的时候,最好把项目归到不同的文件夹之中。但是,应该如何分类呢?

我的做法是(按照 GTD 中所描述的 2 万英尺理论)为每一个「责任范围」都创建一个新文件夹,然后把每一个项目都整理到这些文件夹中。一般情况下,这些文件夹会按照对我的重要性来排序。

这个分类方法有以下优点:

  • 默认情况下,当你在上下文视图中查看任务,OmniFocus 会按照项目视图下的默认排序进行排序。这样如果你按照重要性来对项目进行排序,那么你在某个特定的上下文中看到的任务也会同样按照重要性来排序了。*
  • 在每周回顾的过程中,这么设置文件夹会提醒你做一些小而快速的头脑风暴,这样就可以发现在每一个责任范围中你可能忘记或者漏掉了的项目。
  • 对你的责任范围进行明确的分类和标记,可以帮助你想清楚你是否真的把每一寸光阴都花在了你真正想去做的那些事情上。

*当然,你始终应该根据个人当下情况来选择「下一步行动」,但是我认为任务列表默认按照重要性排序是非常有意义的。

上下文

使用 GTD 这么多年,挑选一系列正确有效的「上下文」仍然是我最为纠结的事情之一。

有一些上下文我从来一眼都没有看过,也有一些上下文中总有着太多太多的任务,还有一些上下文的任务我从来都做不完——和另外的上下文有冲突导致我不能对这个上下文中的任务作出正确的判断。

在不断的试错和优化后,我终于找到了正确设置所有「上下文」的方法。完美设置所有上下文之后,终于可以说使我的生活回到了正轨之上。下面是具体的设置方法:

设置「上下文」的最佳方法就是问自己一个问题:「通常在哪些情景下我才可以做事?」这个问题的答案正是我们所需要设置的「上下文」。

context

人员

我们通常会和一些人有着不同形式的定期会议。在工作中,这个会议可能是老板和你每周的单聊时间。和伴侣的定期会议,则可能是你们每周的约会之夜。

关于「人员」这一系列上下文最重要的原则是,你只应该为那些和你有定期会议的人设置「上下文」。

我平常会和非常多的人打交道,如果一个人我必须特意去找他才能和他沟通,那我就不应该为他单独建立一个「上下文」。对于这样的情况,我会把这一类任务放到我的「办公室」或者「家」的上下文中(或者其他我可能找到这个人的地方)。

如果为和我没有定期会议的人员设置「上下文」,那么我就会发现自己永远不会处于这个「上下文」之中,从而这些任务也就再也无法被我处理了。

地点

当我想到以地点命名的上下文时,基本上都是指那些需要外出跑腿的杂事。所以,我觉得最靠谱的办法就是建立一个叫做「外出」的上下文,并且为每一个我可能会需要去的地方建一个子上下文,例如「宜家」、「星巴克」、「7·11」。

在 OmniFocus 中,可以筛选仅显示「可用」的上下文(即至少有一个可用任务的上下文),这样你就可以在出门的时候快速获得一个所有需要去的地点列表。

电脑/书桌

对我来说,最棘手的上下文设置就是处理我在电脑上的所有任务。作为一个计算机工程师,我大部分的工作时间(以及许多消遣时间)都在使用计算机。那么我需要做的就是区分我在使用计算机时的不同的精神状态及使用的具体设备。

  • 计算机:全神贯注:必须在电脑上完成,并且需要我清醒有着充沛的创造力才可以完成的事情(例如写博客、编程等)
  • 计算机:离线:那些不需要互联网连接就可以做的事情
  • 计算机:笔记本电脑:必须在我的笔记本电脑上才可以做的事情(例如说不能在我的 iPad 上完成的工作)
  • 计算机:所有:既可以在普通电脑也可以在 iPad 上完成的事情
  • 工作:和我的专业工作相关的事情。我发现应该把所有和工作相关的事情放在同一个上下文中(即使有一些不是在电脑上完成)。因为工作是一个需要「仪式感」的事情,当我真正调整自己进入工作的状态中不再处理其他事务,我才可以高效地工作并且持续工作尽可能长的时间。

情景化上下文

除了这些人员和地点相关的上下文,我在日常使用中还会使用一些基于活动或者每天的特定时间的上下文。

例如,我的「工作时间」上下文中有着所有必须在正常上班时间做的事情,不论这事情和谁有关或者我在哪里。我的「阅读清单」上下文中则是所有我想要阅读的东西(例如文章、书籍等),不论我具体在哪里阅读这些内容。

另外一个例子是,我曾经有过一个名为「短时长」的上下文,用来放置那些不适合当下就做(按照 GTD 的原则,如果一件事情两分钟内可以完成,那就立即去做),但是也只需要不超过10-15分钟时间的事情。当我在一个大公司从事管理工作时,经常在会议之间有那么几分钟时间,这个列表就完美解决了我的需求。

特殊目的的上下文

最后,还有几个我用到的上下文事实上并不算是「上下文」,但是可以帮助我更加轻松地使用 OmniFocus 。例如我的「等待」和「将来」上下文。我会在下述的章节中讨论我试如何利用这些特殊目的的上下文的。

单个动作项目

single-action-project

在每一个文件夹中,我都使用了几个特殊目的的「单个动作」项目(single-icon)来扩充我的项目列表。

一般这些项目是为了整理那些事实上不属于任何项目的任务。换句话说,这些任务只要你完成了,就再没有任何后续任务需要跟进了。

例如,「买钉子」肯定是一个项目多个任务中的一步——你不太可能买钉子只是为了置之高阁——而「做午餐」可能就是一个独立的任务,不会再有后续任务了。

杂事

这是第一个特殊目的单个动作项目:将某个责任范围文件夹中的所有一次性任务收集到一起。

在上图中的例子里,我的「博客杂事」项目中放置了所有的写博客相关的一次性任务。这些任务不会需要长期跟进,做完了就做完了。例如,我曾经把「配置谷歌分析」这个任务放置到「博客杂事」这个项目中。我通常都把这种项目命名为“「文件夹名杂事」。

创意

第二个特殊目的项目是用来放置每个文件夹中的「将来/也许」列表。

「将来/也许」功能是 GTD 中的一个常见概念,但是在 OmniFocus 的快速输入功能里输入这个词比较麻烦,所以我就缩写成了「文件夹名创意」。这个项目在具体用法上和《搞定》这本书(即戴维·艾伦的 GTD 经典教程)中介绍的用法是一样的。

目标

最后,我把所有的目标也都放在了类似的特殊目的项目中。

实际操作中,我会将我的 1-2 年目标,3-5 年愿景,以及终生的宗旨和原则(即 GTD 中的 3 万英尺到 5 万英尺高度的比喻内容)整理到这个项目中。

这个项目中有三个部分:宗旨和原则、愿景和目标(即 5 万英尺、4 万英尺和 3 万英尺)。

在「宗旨和原则」中,我会简单描述为什么我要对这个文件夹所代表的责任范围负责,我又能从中获得什么。在「愿景」中,我希望用尽可能多的细节来清楚说明对我而言,在这个责任范围中取得成功指的是什么。实际上,我会想象自己在未来已经完成了我这个责任范围中的每一件事,然后写下来我所看到的未来的我身上发生了什么。最后,在「目标」这个项目中,我通常会一一列举我未来一年左右的时间里想去完成的具体事项。

在每周回顾中,我会通过浏览目标、愿景以及宗旨和原则,来头脑风暴出新的我应该执行的项目,或者来评估现有项目的进展。

下图中就是这些单个动作项目的实际效果。

blogger

等待和备忘录

戴维·艾伦在他的书中提议使用「等待」和「备忘录」的概念,但是在 OmniFocus 中并没有明确的功能来对应支持这两个概念。下面就是我常用的设置方法:

等待

我综合使用 OmniFocus 的多个功能来实现了「等待」列表。

每当我需要把一些事情放到「等待」列表中时,我都会在对应的项目中建立一个新的任务,并以「等待:」开头为这个任务命名。然后在任务名称中进一步描述这个任务具体是在等什么事情发生。接下来,我会把这个任务分配给一个特殊的叫做「等待」的上下文。最后,把这个任务的起始日期(「推迟至」日期)设置为我需要再跟进这个任务的日期。

在实践中,经常会有某些项目的下一步行动是交由其他人去执行了。「等待」清单就可以帮助我记录下一步动作是什么,谁在执行,并且给自己建立了一个跟进备忘。下图就是包含「等待」列表中任务的项目的一个例子:

waiting

备忘录

「备忘录」主要可以满足我三个需求:

首先,经常会有一些项目的下一步动作非常明确,但是我在特定的时间之前就是不能去执行;其二,有时我认为自己将来可能会做某件事情,但是我还没有确定要不要做,这种情况下会给自己设定一个提醒;其三,有时我遇到一些暂时拿不定主意的问题,那么我就会想提醒我自己几天或者几周后再做出决定。

为了满足上述的需求,我通常会建立一个任务,把起始日期(「推迟至」日期)定在未来的某个合适的时间。

对于第一种有明确行动的任务,我通常会分配到合适的上下文中,这样这个任务就会在对应的时间神奇般地出现在这个上下文中;对于第二种只是为了设一个提醒的任务,我就会在任务名称前加上「提醒:」或者其他类似的文字,然后分配到「等待」这个上下文里;对于最后那种我想要为未来的潜在行动做决定的提醒,我通常会在任务名称前加上「重新考虑:」的字,样并且也分配到「等待」上下文中。

透视

你是否会遇到这种情况: 在各种上下文列表之间翻来翻去,就是为了找到下一步你应该执行哪一个任务? 或者有时只是想快速看一下哪些项目停滞不前了? 又或者为了在 iPhone 的屏幕上更有效地浏览任务,恨不得删掉一些上下文?

OmniFocus 的「透视」功能,正是为了解决所有这些问题以及更多个性化需求的神级功能。

首先,可能有人会问:「我们既然已经有了上下文功能,为什么还会用到透视呢?难道这些不是一样的么?」这是一个非常好的问题,我也在用了很久 OmniFocus 才灵活使用到下述这些透视具体可以帮助我解决的情况:

  • 有时我发现我可以在多个上下文中任选其一,这个时候我需要透视来帮助我选择我究竟开始做哪一方面的事情(例如,我是应该坐下来开始用电脑,还是应该去车库里)。
  • 有时我发现我同时满足多个上下文的条件(例如我在工作时间里坐在家里的电脑前)。
  • 我的一些上下文可能在多个情形下都有效(例如我不管手边是笔记本还是 iPad,我的「计算机:所有」上下文都是有效的)。

透视通过对你的 OmniFocus 窗口的不同状态建立一系列的快照,来使得你可以轻松处理类似于上述的这些情况。

例如,当我用 OmniFocus 做我的每周回顾时,我都需要选择「项目」模式,展示所有「可用」状态的项目。我可以为这样的一系列选项做一个快照,这样每次我有同样需求的时候,可以一键就设置好所有选项,而不是每次都重复操作 N 下。

在使用过程中,我设置了这六个不同的透视模式:

perspective

每周回顾

这是我每周回顾中用到的透视。

这个透视会使用「项目」层级,过滤只剩下所有「剩余」的项目,按照「文件夹」进行分组,展示所有「剩余」的动作,并且所有的文件夹、项目、动作都完全展开。换句话说,我可以在一个视图中看到所有的未完成的文件夹、项目和动作。

停滞

我会每天都检查这个透视(有时一天看数次)来了解是否有任何项目中缺少了明确的下一步动作。

这个透视会使用「项目」层级,并且过滤只剩下所有「停滞」的项目

即将到期

这通常会是我每天查看的第一个透视。

这个透视会不使用「项目」层级,过滤只展示所有「剩余」的上下文,按照「到期」来分组和排序,并且设置状态过滤器为「截止或已标记」。这样我就可以看到我的 OmniFocus 中所有的有截止日期的项目,并且按照截止日期进行排序。

家&工作

因为我在家里工作,所以你可能会认为我的「家」和「工作」两个透视其实是没有区别的。但是我实际上会用这两个透视来区分别人付费让我做的事情,和我自己为我自己而做的事情。

这两个透视都会不使用「项目」层级,过滤只展示所有「剩余」的上下文,按照「到期」来分组,按照「项目」来排序,展示所有的「可用」的动作。这两个透视的差别在于,「家」透视中默认聚焦在「等待」、「工作时间」、「电话」、「瑞秋」、「家」、「计算机」和「阅读清单」这些上下文,而「工作」透视中则默认聚焦在「等待」、「工作时间」、「工作」这些上下文。这样我可以在工作的时候更加集中精神,而在其他的时间里也可以更加放松。

手机

当我在 iPhone 或者 iPad 上使用 OmniFocus 时,我会默认使用「手机」这个透视。

它的配置方式和我的「家」、「工作」透视类似,只不过聚焦了不同的上下文:「等待」、「工作时间」、「外出」、「计算机:全神贯注」、「计算机:离线」、「计算机:所有」。我的想法就是排除掉上面提到的两个透视中所有只有在家里才可以执行的上下文,然后再加上一些出门做的事情(例如「外出」)。

命名规范

在你使用 GTD 和 OmniFocus 是否也会遇到过这样的情况:回顾自己写下的任务时,完全不记得当时自己写的是什么鬼了。

当我最开始使用 OmniFocus 时,我就常常会遇到这样的问题。后来,我就开发了一套命名规范,既可以缓解这个问题,又可以使我更快地浏览屏幕上的所有信息。下列就是我在 OmniFocus 设置过程中会用到的一些规范:

动作

对于独立的动作,我会努力使每一个动作的名称都以动词开头,然后是宾语对象,(必要时)最后是一些详细信息。当选择动词时,我总会选择那些现实生活中实际看到的动作,而不是那些抽象的动词(例如使用「打电话」而不是「联系」,因为前者更加具体、动作导向)。因为我们看到一个动作的时候也会同时看到动作所属的项目信息,所以我只在一个动作在一个月后必须要提醒我自己某些细节的时候,才会在名称中增加详细信息。下面是我目前的动作列表中的一些例子:

  • 介绍我的 OF 命名规范(在「如何设置更适合你的 OMNIFOCUS 」项目中)
  • 发一封邮件给查德确定见面日期(在「和查德约一顿晚饭」项目中)
  • 读下一章(在「阅读《餐巾纸的背面》」项目中)
  • 等待:58 同城上的广告过期(在「卖掉钢琴」项目中)

我会尽可能统一使用常见的动词(例如我有许多「发一封邮件给……」,「读……」以及「等待……」类似的任务),这样就更容易一目了然看清楚任务列表。同理,所有动作的名称我都会尽量使用通用的结构。

项目

我对于项目的命名规范和我对于动作的命名规范类似,另外项目的名称应该可以描述清楚项目的最终目标。也就是说,项目名称是“ 做什么+对某某某+其他细节 ”的形式的话,就很容易看明白「嗯,这个项目的产出会是他对某某某做什么」。下列是一些例子:

  • 还清 Windows 的账单
  • 用掉日料店代金券
  • 组织整理所有的产品需求到 Lighthouse 中
  • 更换 MINI Cooper 的 前轮胎

一个好的项目标题,应该一目了然地说明白究竟什么意味着「完成」了此项目,哪怕是我自己过了几周后也应该非常容易看明白。

上下文

我会尽量选择一个独立的,可以清晰描述其所代表的情境,又和其他的上下文有足够区隔的名词(或者名词短语)来作为「上下文」的名称。或者,换一个角度想一下,这个情境下我可以做这些任务的条件究竟是什么?这里有一些例子:

  • 计算机:笔记本(这是一个子上下文,「笔记本」嵌套在「计算机」里)
  • 沃尔玛
  • 工作时间

文件夹

我使用文件夹来展示我的责任范围(即 2 万英尺视角)。

对于每一个文件夹,我都努力找到一个独立的形容词来描述人的某一种社会角色。然而,我发现这个方法并不总能奏效(毕竟,2 万英尺视角同时包含着人所需要担当的社会角色和需要负责的责任范围)。所以当没办法找到一个合适的角色的时候,我就会尝试找到一个最能描述清楚这个领域的独立的名词。这里有一些例子:

  • 财政
  • 丈夫
  • 负责人
  • 朋友

因为我自己已经充分了解我内心的想法,并且每一个文件夹都会有一个名为「目标」的项目来帮助我更加具象地梳理这个责任范围的定义。所以这些文件夹名称还是越短越好。

 

所有这些命名规范的基本目标都还是为了让自己几周后甚至几个月后仍然可以清晰地了解自己曾经的想法。

每当我在 OmniFocus 中写一些东西的时候,我都会想象我其实是在为我的妻子或者密友写一个备忘。这个思路会帮助我避免写出任何的缩写、模糊不清或者残缺不全的文字。如果要让其他人理解我的备忘,我就必须要写得全面、直接和准确。这样,不管几周还是几个月之后,即使是整整一屏的任务,我仍然可以一目十行。

每周回顾

weeklyreview

GTD 理论中最关键的环节就是每周回顾,这也是最难有效执行的一个环节。

首先需要解决的就是日程规划上的挑战:你如何在每周总能保证 1-2 个小时的固定时间?其次就是更加现实的挑战:每周回顾的时候,究竟需要些什么?

第一个问题我可帮不上忙,但是我这里打算分享一下我是如何解决第二个问题的。

回顾步骤

我把我的每周回顾分成了三个步骤:

  • 清理
  • 回顾我的日程
  • 头脑风暴出新的项目

有一些我需要明确属于回顾环节的事情:

  • 清空收件箱(这是我日常基础工作的一部分,而不应该属于回顾环节)
  • 在任何议题上花费超过两分钟的时间(如果脑暴出了有意义的事情,我会为其建立新的任务,而不是在当下寻根究底)
  • 尝试去完成任何的任务

坚持这几点,可以避免我把每周回顾的时间拖长到数小时甚至整整一天。

清理

clean
每周回顾的第一阶段就是把一周来没有时间整理的细碎问题都清理干净。

首先,我会切换到我的每周回顾透视,然后点击我的第一个文件夹。对于每一个文件夹,我会依次进行下列这些快速检查:

  1. 这些项目是否是按照优先级排序?我通常会把「目标」项目放在第一位,然后是按照优先级排序的所有常规项目,然后是「杂事」项目,最后是「创意」项目。需要提醒的是,在 OmniFocus 的右侧主界面中拖拽项目是没有用的,必须在左侧边栏中对项目进行排序。
  2. 是否每个项目都有一个下一步行动?如果没有的话,我会评估这个项目是否已经完成了(那就标记完成)或者尚未完成(那就增加一个下一步行动)。
  3. 有没有哪些项目是我不想在未来一周中推进的?如果有,我就会把这些项目标记为「暂停」。
  4. 有没有哪些「暂停」的项目是我打算在未来一周中推进的?如果有,我就会把这些项目标记为「活跃」。
  5. 有没有已经「暂停」了相当长一段时间的项目?如果有,我会干脆直接丢弃这个项目,或者把它拖到「创意」项目中作为一个单独的动作存在。

看上去这是一个特别长的检查清单,但是实际执行中,你只需要挨个浏览文件夹中的每一个项目,很自然就会对每一个项目作出决策了。

在我完成了第一个文件夹的回顾之后,接下来我会按照同样的顺序对每一个文件夹进行回顾。如果我保持专注(即抵制一切诱惑,真正开始事),我通常可以在 30-35 分钟内完成所有的步骤。

回顾我的日程

calendar
在第二个阶段中,我会打开我的日历(一个包含我所有的个人日程、工作日程以及家庭事项的日历)并且检查每一个日历项,问自己是否需要针对这个日程做些什么。

我一般会从一周前的日程开始,一直看到整整一周后的事项。这个步骤通常会需要 5-10 分钟的时间。

头脑风暴出新的项目

这是最为困难的环节。

在这个环节中,我会重新浏览每一个文件夹(此时要忽略外界的所有干扰),来用心审视这一部分的人生是否会有新的项目。

可以尝试重新阅读一下每个文件夹中所标明的目标和愿景;或者想一下这个领域中我最近做了些什么;再或者想一下这个领域是在向好的方向进行,还是在向坏的方向进行。

只有大约四分之一的情况下我会真的可以新增一些项目,但是每次做完头脑风暴,我都会充满了成就感。

 

原文:http://andrewminer.tumblr.com/omnifocus

原创翻译,转载请注明出处



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